【ゼミ・サークル合宿 慶応三田/芝共立/信濃町専用】

 【ゼミ・サークル合宿   慶応三田/芝共立/信濃町専用ページ】

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こちらは慶応の三田/芝共立/信濃町のゼミ・サークル合宿の専用ページです。

●【大学生協　サークル・ゼミ合宿の宿】にて施設詳細や宿泊料金を確認した上でお申し込みください。
●以下の「問い合わせシート」と「宿泊者リスト」をダウンロードして入力したうえで、2つのシートを同時に直接当出張手配センターにお持ちいただくか、メールにエクセル添付（又は写メも可）で送信してください。
●日吉/矢上/SFCの方は各所属キャンパスの日吉生協/矢上生協/SFC生協へ直接お問合せ下さい。
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「問い合わせシート」「宿泊者リスト」のダウンロード

「問合せシート」「宿泊者リスト」（流れと注意事項).xlsx

 

空室確認依頼・予約手配依頼方法

上記の「問い合わせシート」「宿泊者リスト」の２つを同時に以下a,bのいずれかの方法で提出ください。お電話での空室確認や予約依頼は承っておりません。
(a) 直接出張手配センター（三田生協2F）へお持ちいただく。
(b) 出張手配センター宛てに写メ添付か、エクセルシート添付をメール送信いただく。
➤出張手配センターメール：　keio.biztrip@univ.coop  
 

ゼミ・サークル合宿　手配内容

●合宿の宿の空室確認と予約
●貸切バス の手配
 
※貸切バスは中型バス(約25名まで）と大型バス（約50名まで）があります。およその価格は関東圏内で中型バスの往復で約25～30万、大型バスの往復で約35～40万円ほどです。
 

空室確認時や手配時の注意事項

① 以下のサイトで宿泊代金や施設詳細等を確認し、「問い合わせシート」「宿泊者リスト」の記入をお願い致します。
【大学生協　サークル・ゼミ合宿の宿のサイト】
 ➤問合せシート・宿泊者リストのダウンロード

② 空室確認やご予約の際は、必ず予約詳細の全てを固めた上でお問い合わせください。
現在合宿の問合わせ・変更・追加依頼を多くいただいております。他業務との兼ね合いや、空室状況・変更・追加等は全て宿側に電話やFAXでの確認が必要のため、ゼミ合宿の空室確認/手配/変更は1団体あたり最低でも2～3時間の時間を要します。その為、人数や会議室の利用時間、BBQやコンパの時間等のプランは全て旅程を固めた上でご予約をお願い致します。その上で初めに「問い合わせシート」と「宿泊者リスト」の2つを同時提出してください。

③ 予約後の変更・追加は計3回以内まででご協力をお願いいたします。
先に宿の部屋のみ予約し、後日人数増減や会議室・他施設を追加変更しようとしても、会議室や体育館などの追加施設が既に満室で予約できないことや人数増ができない子事が多く、再度宿を変えてゼロから探し直すケースが多発しております。その為、必ず初めに人数や施設利用日時の詳細など全て固めた状態でお申し込みください。
=>予約後の人数増減・内容変更・追加依頼などは時間が掛かり直ぐに対応できないため、出発14日前まで変更や追加は3回以内におさまるようご協力をお願い致します。

④ １名ずつの人数変更は承っておりません。５名以上の増減が決まった合算となった時点でご連絡をメールでお願い致します。

⑤ 出発14日前に最終確定人数のご連絡と、宿泊者リスト最終提出（予約時から人数変更があった場合のみ）をメールでお願い致します。

⑥１度提出いただいた「合宿問合わせシート」に沿って空室をお調べたした後や予約後に、やはり違う宿が良いという理由で再度新たに「合宿問合わせシート」を再提出することはご遠慮下さい。最初の「合宿問合わせシート」提出時に希望されない宿と泊まりたい宿の精査をお願い致します。

⑦空室確認は提出いただいた「合宿問合わせシート」に記載の上記希望順の宿からお調べ致しますが、例えば第3希望で空室があった場合は第4希望以降はお調べしておりません。ま多くの候補から空いている宿を全て調て欲しいというご依頼もかなりの時間を要するため難しいのが現状です。泊まりたい宿の優先順位を決めてから当部署へご依頼いただけますようお願い申し上げます。

⑧空室確認や手配は、宿へ電話やFAXで確認する必要があり折り返し待ちとなるために、１団体の空室確認や予約には2～3時間を要します。他業務との兼ね合いにより、ゼミサークル合宿の新規の空室確認や予約手配、変更は数日3～4日ほどお日にちをいただいております。
 

空室確認前に決めていただきたい具体的な項目

①【大学生協　サークル・ゼミ合宿の宿】からご希望の宿を選んでください。
希望が1～2ホテルのみですと満室の可能性が高いため、第5希望以上の宿泊施設を候補にお選び頂くようお願い致します。

②合計人数と人数内訳(引率先生人数/男性人数/女性人数)を決めてください。
人数が確定していない場合や曖昧な場合は宿泊施設に空室確認ができないため、人数は固めた上で予約をお願い致します。例えば20～30人というような具体的でない人数では空室確認や手配ができません。

③食事条件を1泊3食(1日目の夕食と２日前の朝昼食)、1泊2食(1日目の夕食と２日前の朝食)を決めてください。

④部屋割りや部屋タイプは、基本的に個室利用できるの引率先生1名のみ、その他の方の部屋数や部屋割りは宿側が決めます。
部屋割りや部屋タイプの希望がある場合はこの大学生協合宿プランでは販売できません。部屋割りを宿側が決める条件のもと、かなりお安く販売できる団体割引プランとなりますので、部屋割りや部屋タイプのご希望がある場合はこの料金では手配不可です。例えば２名１室を何部屋予約したい、バス・トイレ付きの部屋を手配したい等もこの生協の合宿プランでは不可となります。なお最終的な部屋割りは事前にお伝えすることができないため、当日のチェックイン時に宿からお伝えいたします。

⑤会議室の利用日時と備品利用を決めてください。(例 9/21の13時～17時と9/22の10時～12時 等)
備品：プロジェクター/スクリーン/ホワイトボード/マイク/無線LAN等。(有料の場合有り)

⑥体育館/テニスコート/グラウンド等を利用される方は、利用日と利用時間を決めてください。(例 9/21の13時～15時 等 )
体育館/グラウンドを利用される方は、どのスポーツか決めてください。道具利用やネットを張る場合は有料の場合が有ります。なお2024年夏秋の体育館や野球場やグラウンドは既にかなり混んでおり、空きがある場所がかなり少なくなっています。

⑦BBQをされる場合は、日時を決めてください。(例 9/21の昼12時～/夜19時～ 等)

⑧コンパをされる場合は、日時を決めてください。(例 9/21の20時～22時、オールナイト 等)
他のお客様の迷惑になるためコンパができない宿や、できても22～23時終了となり、オールナイトコンパができる宿は少ないです。コンパは場所代(清掃代）が掛かりますが飲み物や食材は持込みが基本です。飲み物類やお酒、食材などはご自身でご用意ください。持込に関しては、配達サイト等で酒類や食物をご自身でネット手配し直接宿へ配達してもらうというケースが多いです。宿の冷蔵庫の利用可否は宿ごとに確認が必要です。冷蔵庫が利用可能の場合は冷蔵庫への商品移動作業は宿スタッフはお手伝いできないため、皆様が宿に到着後に配達してもらい皆様自身で冷蔵庫へ移動いただく必要があります。

⑨希望宿泊施設の希望と利用施設の優先順位を決めてください。
問い合わせシートに記載の希望順から宿をあたりますが、優先上位順の宿からお調べして空室があった場合はそれ以降の希望順位はお調べしておりません。問い合わせシートに書いたホテルの中で空いているホテルを全て調べてほしいというご依頼は、スタッフが全ての宿をお調べするまで2～3日を要すためご遠慮いただいております。

⑩交通手段を決めてください。
・皆様ご自身で手配する公共交通機関や車で行かれるのか、貸切バス(生協で手配)で行かれるのかを決めてください。
・貸切バスは25人程度までは中型バス、25～50人程度までは大型バスとなります。三田～関東圏内の往復は、中型バスで25～30万円程度、大型バスで35～40万円程度です。昨今の外国籍の訪日旅行増加やドライバー不足でかなり混んでおります。
 

慶応大学生協　出張手配センター (兼 旅行総合店)

【慶応大学生協　出張手配センター】
所在地　慶応大学生協三田店内2F
メール　keio.biztrip@univ.coop
電話　　03-6435-3484
塾内線   23390​​
平日　　10:30-17:00
土日祝　休業
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